ICT als motor van gemeente

ICT voorzieningen zijn niet meer weg te denken in het dagelijks leven. Ook de rol die deze ICT voorzieningen invullen is sterk aan het verschuiven. ICT voorzieningen zijn niet langer meer ondersteunend aan het werkproces van de medewerkers (de computer bepaalt niet hoe ik mijn werk organiseer). De ICT voorzieningen zijn dominant in het ontwerpen en inrichten van de bedrijfsprocessen. Gestandaardiseerde taken worden geautomatiseerd en de dienstverlening kan worden uitgebreid naar een 24/7 beschikbare digitale ingang. Het is dan ook niet verwonderlijk dat de kostenstructuur van de bedrijfsvoering verandert en de verhouding tussen personele lasten en ICT lasten verschuift van personeelskosten naar ICT kosten.

Klassieke ICT benadering

  • ICT voorzieningen ondersteunen de medewerkers.
  • Het fysiek document staat centraal (brieven, post)
  • Door deze ondersteuning wordt het werk efficiënter. Informatie kan sneller worden opgevraagd, er vindt betere vastlegging plaats en documenten worden (grotendeels) automatisch gegenereerd.
  • Het adagium in deze benadering is: ‘de computer is er voor mij en de computer bepaalt niet hoe ik mijn werk organiseer’.
  • Toepassingen zijn veelal als eilanden ingericht en er vindt weinig uitwisseling tussen de toepassingen plaats.
  • Verantwoordingen uit de systemen hebben de vorm van tabellen en rapporten dat binnen de afzonderlijke toepassingen is ingericht.
  • Voorbeelden van toepassingen: Office applicaties met templates (MS Word, MS Excel), maatwerkapplicaties en persoonlijke maatwerk database toepassingen (MS Access).

ICT als nieuwe werkvorm

  • ICT voorzieningen ondersteunen de processen.
  • Het digitale document staat centraal (pdf documenten).
  • Processen kunnen goedkoper en sneller worden uitgevoerd. Standaard verrichtingen kunnen worden geautomatiseerd, eenvoudig invoerwerk van gegevens kan worden verplaatst van medewerker naar klant (digitale formulieren, klantportaal) en voor klanten kan een hogere beschikbaarheid van de dienstverlening worden bereikt omdat veel voorzieningen autonoom (zonder permanente ondersteuningen van mensen) functioneren.
  • Het adagium in deze benadering is ‘ICT voorzieningen vragen om aanpassing van de werkprocessen, mens volgt werk’.
  • De relatie tussen de toepassingen vindt zo veel als mogelijk plaats op basis van een uitgewerkt plan over de relatie tussen deze toepassingen (applicatielandschap, architectuur, platform voor gegevensuitwisseling)
  • Verantwoordingen uit de systemen hebben de vorm van slimme overzichten en grafieken die zijn samengesteld uit de database bronnen die vanuit de diverse toepassingen bij elkaar zijn gebracht in een centraal gegevensmagazijn (Business Intelligence ook wel ‘BI’ genoemd). Met BI kunnen gestandaardiseerde rapportages worden gemaakt of kunnen er, op basis van de beschikbare dataset, maatwerkrapportages worden gemaakt (selfservice BI).
  • Voorbeelden van toepassingen: Klantportaal, digitale formulieren, Middleware oplossingen (zaaksystemen, brokers, gegevensmagazijnen), flexibel in te richten standaardapplicaties.

ICT als nieuw paradigma

  • De organisatie maakt maximaal gebruik van de beschikbare ICT voorzieningen en geautomatiseerde toepassingen.
  • Informatie staat centraal (niet documenten).
  • De organisatie werkt grotendeels digitaal en geautomatiseerd. De meeste inzet van medewerkers heeft een relatie tot visie en beleid, inhoudelijke controle en het onderhoud/ontwikkeling van de ICT voorzieningen.
  • Het adagium in deze benadering is ‘Welke kansen zien we over het hoofd? Welke verbetersuggesties geven we vandaag voorrang?’
  • Toepassingen en functionaliteiten zijn flexibel en dynamisch beschikbaar en benaderbaar zonder starre architectuur. Informatie uit alle (deel)systemen is beschikbaar voor datascience en wordt in veel gevallen direct uit de bron onttrokken.
  • Met datascience kunnen complexe en ingewikkelde vragen worden beantwoord. Daarnaast is het mogelijk om de impact van nieuwe beleid en procesaanpassingen vooraf te beoordelen.
  • Voorbeelden van toepassingen zijn: (hybrid) cloudnetworking, datascience software, blockchain, machine learning en robotisering.

Waarom is het belangrijk

Automatiseren en informatisering krijgen een steeds grotere rol binnen de moderne organisatie. Hierdoor verschuiven de organisatielasten van personeelskosten naar automatiseringskosten. Indien dit effect niet wordt erkend en de Raad automatisering ‘klassiek’ benaderd (een kostenpost waar je zo veel mogelijk op moet bezuinigen) belemmert dit de gemeente om zich voor te bereiden op de digitale toekomst en worden kansen (zowel financieel als maatschappelijk) gemist. Daarnaast vraagt de vergaande digitalisering om een nieuwe ethos, wet- en regelgeving op welke wijze we met data om kunnen- en mogen gaan.

Hoe begin je

  • Laat je als Raad goed uitleggen wat de waarde van automatiseren en digitaliseren is. Verkrijg inzicht in de het belang van automatiseren en digitaliseren voor de samenleving en de eigen gemeente.
  • Zorg er voor dat er een CIO rol binnen de gemeente is ingevuld en laat je goed door de CIO bijpraten.
  • Werk met de fracties binnen de Raad samen om de inhoudelijke verdieping te realiseren.

Meer informatie


Zoeken
Gerelateerde pagina's
Contactpersoon
Kees van den Tempel
Adviseur
085-4012987